Est-il obligatoire de donner une facture au client? Comme l’indique la formule bien connue : « nul n’est sensé ignorer la loi »! Quelle est la législation pour la facturation d’une prestation.
Dans quels cas la facture est-elle obligatoire?
Dès que le montant dû atteint 25€ TTC vous êtes dans l’obligation de fournir une facture – ou note – à votre client.
Le client est en droit cependant de vous demander cette note même si le montant est inférieur à 25€.
A noter : sur ces factures ou notes, il est obligatoire de mentionner certaines informations.
Les mentions obligatoires
Donner une facture au client en toute transparence, vous permettra d’éviter tout litige au départ ou à postériori. La facture doit à minima comporter les mentions suivantes :
- Coordonnées de l’hôtel, la chambre d’hôtes ou le gîte
- N° de Siret ou siren, et statut juridique et capital pour les sociétés
- Date de rédaction de la facture et le N° de la facture
- Date et lieu de la prestation
- Décompte détaillé, en quantité et prix de chaque prestation
- Somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- Pour les montants HT supérieurs à 150€ uniquement, le N° d’identification de TVA si l’hébergeur est un professionnel assujetti.
- Nom du client, sauf opposition de sa part
A cela s’ajoute d’autres mentions particulières
- Les modalités de paiement demandées – mention des conditions d’escompte applicable
- Les acomptes – arrhes / paiements versés
- L’hébergeur a un régime de franchise de TVA : Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Le taux de pénalité en cas de non paiement dans le délai souhaité.
- Le montant de l’indemnité forfaitaire due en cas de retard de paiement
Pour toute information complémentaires voir ici
Les pénalités en cas de non respect de ces règles
Les entreprises qui ne respecteraient pas ces règles se verront en cas de contrôle attribuer une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte.
Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
Combien de temps devez-vous conserver ces factures?
Le délai de conservation des factures est de 10 ans. Elles peuvent être conservées sous format électronique.
Désormais un module de gestion des factures est intégré à la plupart des outils de gestion, et le plus souvent en format numérique.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à consulter votre comptable, votre support de gestion ou votre réseau commercial qui peut éventuellement vous accompagner sur ces questions.